Commercial Operations Coordinator (m/w/d), HH & remote

Festanstellung, Voll- oder Teilzeit · (MA für HH) Hamburg

Beschreibung

Um unser Commercial- und Consulting-Team operativ zu entlasten, bauen wir eine neue Rolle im Bereich Commercial Operations auf.

Diese Rolle ist zentral für die reibungslose Umsetzung unserer Vertriebs- und Kundenprozesse – von der Angebotserstellung bis hin zur direkten Kommunikation mit unseren Kund:innen.
Du arbeitest eng mit unserem Head of Commercial und dem Customer Success Manager zusammen und erhältst so einen direkten Einblick in Vertrieb, Beratung und Kundenbeziehungen.

Wir suchen jemanden, der Lust hat, Verantwortung zu übernehmen, mitzudenken und gemeinsam mit uns zu wachsen. Deine Ideen sind ausdrücklich willkommen – wir geben dir Raum, eigene Impulse einzubringen und die Rolle aktiv mitzugestalten. Neben organisatorischen Aufgaben übernimmst du auch koordinative Tätigkeiten in internen Projekten und bist im Austausch mit verschiedenen Stakeholdern – intern wie extern.

Deine Aufgaben

Unterstützung des Head of Commercial

Begleitung und Umsetzung teamübergreifender Projekte (z. B. Customer Journey).
Eigenständige Kommunikation mit internen Stakeholder:innen.
Koordination von Abstimmungen, Terminen und Prioritäten.
Nachverfolgung von Aufgaben, Deadlines und operativen Themen.

Angebotsmanagement & Systempflege

Erstellung, Versand und Nachverfolgung von Angeboten.
Weiterentwicklung und Optimierung von Angebotsvorlagen.
Pflege von CRM-/Angebotsdatenbanken (z. B. Copper, Zoho, Notion, HubSpot).
Versionskontrolle und strukturierte Ablage.

Vertriebsprozess-Support

Unterstützung bei Lead-Qualifizierung, Funnel-Tracking und Forecasting.
Pflege von Account-Daten, Timings und Verantwortlichkeiten.
Monitoring offener Angebote und Unterstützung im Angebotscontrolling.

Kommunikationssupport

Erstellung von Briefings, Kundenanschreiben und Nachbereitungen.
Erstkontakt für organisatorische Rückfragen (per E-Mail und telefonisch).
Koordination und Dokumentation von Vertriebs- und Follow-up-Terminen.

Lizenz- & Partnermanagement-Support

Unterstützung des Account- & Partner-Managers beim Lizenzgeschäft.
Bearbeitung von Vertragsverlängerungen (Renewals) und neuen Bestellungen.
Einholung von Herstellerangeboten (Quotes) für Neu- und Bestandskund:innen.

Impulsgeber:in für Struktur & Qualität

Mitdenken bei der Optimierung von Abläufen, Tools und Templates.
Impulse zur Standardisierung und Automatisierung von Routineaufgaben.
Sorgfältige Qualitätssicherung und vorausschauende Arbeitsweise.

Das bringst Du mit

Erste Erfahrung in einer operativen oder koordinierenden Rolle (z. B. Sales Support, Admin, Junior Operations).
Sehr gutes Organisationstalent, strukturiertes Vorgehen und Detailorientierung.
Kommunikationsstärke im Umgang mit internen & externen Stakeholder:innen.
Affinität zu CRM-/Vertriebssystemen & digitalen Tools (z. B. Notion, HubSpot, Zoho etc.).
Grundverständnis für AI – du musst kein Data Scientist sein, aber du solltest neugierig darauf sein, wie AI Prozesse smarter macht, und Lust haben, damit zu arbeiten.
Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen, selbstständig zu arbeiten und Impulse einzubringen.

Was wir Dir bieten

Ein modernes, hybrides Arbeitsumfeld mit Flexibilität und Remote-Möglichkeit.
Raum für eigene Ideen und die Mitgestaltung deines Aufgabenbereichs.
Direkter Kontakt mit strategischen Teams und Einblicke in spannende Prozesse.
Unterstützung in deiner Weiterentwicklung: Coaching, Training & AI-Enablement.
Kultur & Werte: Wir leben New Work, Digitalisierung und AI – nicht nur theoretisch.

Wie Du uns erreichen kannst

Wenn du dich in diesem Profil wiedererkennst und Blackboat dich neugierig macht, bewirb dich über unsere homepage https://www.blackboat.com/jobs! Vielleicht bist du unser nächster "Yes-Kandidat".

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Über uns

Free people from the old ways of working – by leveraging future technologies!
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Unsere Arbeit
Unser Ziel ist es, die Zusammenarbeit in Unternehmen zu stärken und das nachhaltig und ganzheitlich. Mit über einem Jahrzehnt Erfahrung in Digitalisierung, Transformation, Cloud Collaboration, KI und Change Projekten bringen wir diesen New Work Gedanken nicht nur in andere Unternehmen, sondern leben ihn auch bei uns im Team.

Gute Kommunikation ist bei uns der Schlüssel für alles: Sie fördert Innovationen, macht Transformationen erst möglich und sorgt dafür, dass wir immer transparent und schnell handeln können. Mit den richtigen Tools und einer Kultur der Offenheit schaffen wir eine Umgebung, in der alle Mitarbeitenden die Möglichkeit haben, sich in der digitalen Welt frei zu entfalten und flexibel zu arbeiten.

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